Miten oppiminen kannattaa järjestää yrityksessä AI:n aikakaudella
Kun tekoälystä tuli arjen työkalu, moni organisaatio reagoi samalla tavalla: kouluttamalla koko henkilöstönsä promptaamaan. Oletus on, että sisältöä alkaa syntyä ja henkilöstö kehittyy. Käytännössä kumpaakaan ei tapahdu.
Sisäinen koulutus jää aina muun jalkoihin
Aloitetaan siitä mikä oli totta jo ennen tekoälyaikaa. Sisäinen koulutussisältö jää suurissa organisaatioissa toistuvasti kaiken muun työn jalkoihin. Tämä koskee kaikenlaisia tarpeita: uuden strategian jalkautusta, perehdyttämistä, säädösvaatimusten läpikäyntiä.
HR käsittelee rekrytointeja, työsuhdeasioita ja henkilöstöhallinnollisia prosesseja. L&D-tiimit keskittyvät monessa organisaatiossa ulkoisesti, asiakkaiden osaamisen kehittämiseen. Substanssiasiantuntijat ovat jokaisella alueella täysin varattuja. Sisäinen osaamisen rakentaminen jää luontevasti viimeiseksi prioriteetiksi.
Tätä ei ratkaista priorisoinnilla. Kyse on siitä, että sisällöntuotanto on erillinen työ. Se vaatii erilaista ajankäyttöä ja erilaista osaamista kuin se, mitä näissä rooleissa yleensä on.
Palkka-avoimuusdirektiivi näyttää ongelman konkreettisesti
Otetaan ajankohtainen esimerkki. EU:n palkka-avoimuusdirektiivi velvoittaa työnantajia avaamaan palkkatietoja ja kouluttamaan henkilöstönsä sen vaatimuksiin. Jokainen HR-tiimi on tämän kanssa tekemisissä juuri nyt.
Tehtävä on selkeä: koko henkilöstö pitää perehdyttää aiheeseen. Aikaa on rajallisesti. Substanssiasiantuntija, tässä tapauksessa palkkausasiantuntija tai työsuhdejuristi, on muutenkin kiireinen. Hänellä ei ole aikaa kirjoittaa kurssia.
Tyypillinen ratkaisu: tehdään PowerPoint. Lähetetään se intranetin koulutusosioon. Merkataan "suoritettu" kun ihmiset ovat klikanneet läpi. Kenenkään osaaminen ei ole lisääntynyt, mutta muodollinen vaatimus on täytetty.
Tämä on arkitodellisuutta. Tekoälyllä olisi tässä oikeasti annettavaa, kunhan se rakennetaan oikein. Promptaustyöpaja ei ole vastaus.
"Opetetaan kaikki promptaamaan" ei ratkaise tätä
Kun kaikki tiimit pyydetään tuottamaan omat koulutusmateriaalinsa tekoälyn avulla, tapahtuu pari asiaa.
Eri ihmiset kirjoittavat eri taitotasolla. Yksi osaston johtaja tuottaa asiantuntevaa materiaalia. Toisen osaston johtaja tuottaa pintapuolista. Kolmas pyytää tekoälyltä "tee minulle koulutus palkka-avoimuusdirektiivistä" ja julkaisee sen sellaisenaan. Henkilöstö saa epätasaisen kokemuksen. Organisaation koulutusohjelma muuttuu palasten kokoelmaksi.
Pedagoginen laatu häviää. Oppimistavoitteiden määrittely, arvioinnin suunnittelu ja kognitiivisen kuormituksen hallinta ovat omaa ammattitaitoaan. Ne eivät synny promptauskurssilla, eivätkä ne synny kenenkään vapaa-aikana.
Eikä rakenteellinen ongelma katoa minnekään. Substanssiasiantuntija on edelleen kiireinen. Nyt häneltä odotetaan lisäksi tekoälytyökalun käyttötaitoja.
Miten tätä kannattaa lähestyä
Toimiva malli lähtee siitä, että sisällöntuotanto tunnustetaan eri työksi kuin substanssityö.
Substanssiasiantuntija on asiantuntija. Hän tietää mitä pitää oppia ja mikä on toissijaista. Hänen panoksensa yhteen kurssiin on parhaimmillaan muutama tunti: haastattelu, olemassa olevien materiaalien toimittaminen, valmiin sisällön hyväksyminen.
Opetussuunnittelun tekee sen ammattilainen. Oppimistavoitteiden määrittely, arviointi, tehtävien suunnittelu. Samalla tavalla kuin lakiasioissa käytetään juristia ja taloushallinnossa kirjanpitäjää.
Teknisen tuotannon tekevät tekoälyagentit yhdessä teknisen arkkitehdin kanssa. Agentit tuottavat volyymin, arkkitehti hoitaa integraation omaan LMS-järjestelmäänne ja tietoturvan.
Tällä mallilla asiantuntijan aikaa säästyy, laatu paranee ja sisältö valmistuu viikoissa.
Konkreettinen esimerkki omasta arjestamme
Meillä 3DBearilla tekoälyagentti on osa tiimiämme Slackissa. Se lukee keskusteluja, muistaa kontekstin ja vastaa kysymyksiin kun joku tarvitsee apua. Uuden tiimiläisen aloittaessa hän kysyy agentilta "missä tämä ja tämä tieto on, miten meillä tehdään tämä ja tämä asia" ja saa vastauksen sekunneissa. Ei pilottia, ei demoa. Tämä on se työtapa jolla me itse toimimme päivittäin.
Sama rakenne voidaan tuoda teidän organisaatioonne. Oppimisassistentti joka on työntekijän tukena hänen työnsä ääressä. Agentti joka tietää teidän sisäiset käytännöt, teidän koulutussisällön ja teidän työohjeet. Agentti joka vastaa oppijalle välittömästi. Seuraavaa koulutuspäivää ei tarvitse odottaa.
Mitä kannattaa kysyä tarjoajalta
Jos organisaationne harkitsee sisäisen koulutustuotannon ulkoistamista, muutama kysymys auttaa erottamaan ammattimaisen tuotantomallin tapauskohtaisesta konsulttityöstä.
Pyytäkää kumppania kuvaamaan tuotantoprosessinsa vaiheittain. Kuka tekee mitäkin, ja missä vaiheessa asiantuntijanne aikaa tarvitaan. Jos vastaus jää yleiselle tasolle, kyse on todennäköisesti tapauskohtaisesta työstä.
Kysykää kuka vastaa pedagogisesta laadusta. Nimi, koulutustausta ja rooli. Jos vastuuhenkilöä ei ole nimettävissä, pedagogia jäänee käytännössä tekoälyn vastuulle.
Kysykää miten tekoälyn tuotannon virheet tunnistetaan ennen julkaisua. Valmiit vastaukset kielivät vakiintuneesta prosessista. Hämärät vastaukset kielivät toiveesta.
Kysykää kuinka monta tuntia asiantuntijanne aikaa yksi valmis kurssi tyypillisesti vaatii. Jos vastaus on kymmeniä tunteja, olette edelleen saman pullonkaulan kanssa tekemisissä.
Lopuksi
Sisäinen koulutus on organisaation kilpailukyvyn perusinvestointi. Se ei synny käskemällä. Työkalun hankinta ei sitä tee. Promptauskurssi ei sitä tee. Sisältö syntyy silloin, kun työhön on rakennettu toimiva tuotantomalli.
Olemme 3DBearilla rakentaneet tällaisen mallin. Käytämme sitä päivittäin omassa toiminnassamme, ja sama rakenne voidaan tuoda teidän organisaatioonne käyttöön.
Se ei sovi kaikille. Jos koulutussisältönne syntyy jo toivotulla tahdilla, ette tätä tarvitse.
Jos haluatte keskustella, varatkaa kaksikymmentä minuuttia. Kerromme rehellisesti soveltuuko tämä teidän tilanteeseenne.
Jussi Kajala on 3DBearin toimitusjohtaja. PhD laskennallisessa fysiikassa (Aalto) ja maisteritutkinto Cambridgen yliopistosta. Aiemmin vastuussa suuryritysasiakkuuksista Spinversella. Tekesin vuoden työntekijä 2015.